Delegar: bonito de pensar, difícil de hacer
Delegar es eso que se nos pasa por la cabeza cuando las circunstancias nos están superando, y claro, ese es el peor momento para pensar en delegar: bonito de pensar, difícil de hacer.
Nos solemos acordar de delegar cuando no nos da tiempo, cuando nos atropellan otras tareas que consideramos más importantes, cuando estamos quedando fatal con terceras personas, cuando tendríamos que estar en otro sitio… Llévate este concepto a donde quieras, y allí se cumple. En el trabajo, con el informe que no te da tiempo a concluir y maquetar. En la familia, con la lista de invitados a los que no te da tiempo llamar. Con las amistades, en esa cena de viernes a la que… ¡estás llegando tarde tú y tú cocinas!
La sensación que nos invade es común a todos los seres mortales: si hubiera pedido ayuda, si le hubiera encargado a fulanito tal cosa, si fulanita se hubiera hecho cargo de tal otra… Si, si, si… Dice la Real Academia Española que “si” es una conjunción que “denota condición o suposición en virtud de la cual un concepto depende de otro u otros.” Entonces, si la tarea era tan importante como para que te hicieras cargo tú… ¿Cómo acabas en una conjunción que denota todo eso?
Pues fíjate que algunas de las principales razones no te van a gustar.
- Porque crees que nadie lo hace mejor que tú
- Porque crees que tus días tienen 40 horas, sin contar las de dormir
- Porque piensas que estás rodeado de idiotas
- Porque te dedicas a lo que no te toca
- Porque no sabes comunicarte
- Porque no sabes delegar
Tú eliges. ¿Por qué te superan a ti las circunstancias?
Con suerte este post sembrará la duda sobre algunas de esas razones. De momento, para resolver la sexta voy a destacar las tres habilidades que creo que hay que desarrollar para aprender a delegar.
Tres habilidades para delegar con arte
Delegar es un arte, y delegar de forma efectiva es una técnica del arte que requiere varias habilidades imprescindibles en un buen gestor o una buena gestora de equipos: confianza en uno mismo o una misma y en las demás personas, comunicación efectiva y capacidad para guiar sin agobiar.
La autoconfianza es para saber tomar una buena decisión sobre qué delegar y a quién delegarlo, y de paso para para no caer en la tentación de pensar que te están quitando el puesto cuando trabajan en lo que tú has delegado, y además lo hacen bien. La confianza en las demás personas es para asumir, sin perder los nervios, la necesaria curva de aprendizaje; para bajar nuestro nivel de exigencia en el proceso, que no en el resultado; y para dar mando en plaza, sin fisuras. Y además, la confianza es importante sobre todo porque darla genera en quienes delegas la gratificante, productiva y a veces milagrosa seguridad. Quien no arriesga no gana.
La comunicación efectiva es imprescindible para dar instrucciones claras y objetivos precisos. Se capaz de conseguir la efectividad en la comunicación es saber que lo importante no es lo que yo digo, sino lo que la otra persona entiende. ¿Confirmamos que se han entendido nuestras instrucciones? Y no me refiero sólo a preguntar si nos han entendido. ¿Usamos todos nuestros recursos verbales y no verbales? ¿Empatizamos? ¿Escuchamos otros puntos de vista, otras sugerencias? Pues eso.
Y por último Guiar sin agobiar es otra habilidad muy importante y muy escasa, porque en mi opinión es lo que boicotea la mayoría de las delegaciones. Además, es de esas capacidades que distinguen a un o una líder de un jefe o una jefa. Se trata de prestar apoyo sin presionar. Controlar sin fiscalizar. Hacer seguimiento sin ir a pillar. Impulsar en vez de empujar.
Con esas habilidades entrenadas, la técnica es más sencilla:
1. Analiza la importancia y la urgencia de las tareas y define cuáles delegar. ¿Las conoces todas? ¿Sabes distinguir importancia de urgencia?
2. Analiza y define a quién delegar cada tarea en función de sus capacidades, y también de sus potencialidades. ¿Conoces bien a tu equipo?
3. Da instrucciones claras: define de forma precisa los objetivos; aclara bien los criterios importantes para alcanzar el objetivo; facilita y consensua los recursos disponibles y necesarios; establece cómo, cuándo y quién hará las evaluaciones periódicas de seguimiento; y, muy importante, define las consecuencias positivas y negativas de esas evaluaciones. ¿Tu equipo sabe lo que esperas de ellos?
4. Pide siempre opinión de cómo poder mejorar los resultados. ¿Escuchas?
Otro día si te interesa, hablamos de cómo analizar las tareas para saber cuáles son delegables y cuáles mejor no delegar. O aún mejor, cómo analizar a tu equipo, conocerlo bien y llevar a las personas a sacar la mejor versión de sí mismas. ¿Y tu versión? ¿Es la mejor?
